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OpenOffice里样式的使用

对于从MS Word转而使用OpenOffice.org的用户来说,他们会发现二者有所不同。当然,在大多数情况下,这些不同不会对用户使用OpenOffice.org造成什么障碍,用户只需要花上几分钟熟悉一下相关内容就可以了。不过,在对文档的样式(字体、段落等)进行调整时,就会发现有一些小麻烦。

造成这种问题的主要原因是由于用户习惯了使用MS Word,绝大多数人并不了解文档内部样式的概念。这种概念在比较老的字处理器CCED、WPS和Word Perfect等中表现得比较清楚,因为用户在对文档进行格式化时可以比较清楚地看到代码的样本。虽然OpenOffice.org更有利于新手使用,但它容易让用户在“样式”这个概念上造成一些混淆。

本文将介绍一些对文本进行格式化的不同方法,以及如何使其可以迎合日常的工作习惯。我们将测试格式化的工作在OpenOffice.org内部是如何完成的,以及如何使日常工作更加轻松。一旦学会使用样式,并且了解其原理,将会对OpenOffice.org有一个全新的了解。

追根溯源

最初的字处理器应用程序实际上并不仅仅是一个文本处理软件。在图形化的桌面还不为大多数用户所熟知的年代,那个时候没有喷墨打印机和激光打印机,而是使用点阵打印机。这为什么非常重要呢?因为这些设备是基于一个思想来工作的,那就是文本是以流的形式进入到这些设备之中的。以打印机为例,它并不打印出整页或整个图像,而是在收到一个文本字符之后,再根据打印机里的一些设置对其进行格式化,然后将其打印出来。

比如我们来看一看下面的文本流:文本块、文本块、斜体开、黑体开、文本块、黑体关、斜体关。

在本例中,打印机根据接收的命令将会打印出黑体的字符,并且这些文本块将是斜体的格式。打印完成后,再通过命令把打印机恢复至默认状态。在那个时期,世界上最有名的字处程序是Word Perfect,它可以让用户看到各部分的文本是如何进行格式化的,并且可以在需要的时候进行更改。需要注意的是,这不是一个所见即所得的编辑器,而是一个基于文本的编辑器。对于这个问题,我想曾经使用过UCDOS中早期版本的WPS的用户应该深有体会。图1是一个格式化文本的例子。

图1 格式化文本的一个样例

新的格式化样式

随着计算机能力的增强,以及计算机软件在图形化方面的改进,用户可以很轻松地在屏幕上显示经过格式化的文本,所见即所得的字处理器也逐渐占据了整个字处理器市场。在这些处理器中,用户为文本赋予的任何格式,都可以在屏幕上显示出来,而这些格式也可以完全相同的样式从打印机中打印出来。这就意味着需要一个更好的管理文档格式的方法,而不能仅仅依靠传送附带有格式代码的信息流到打印机当中。事实上,整个文档的定义应该和在应用程序中所定义的完全一样,并且以图像的形式进行传送。这样,在需要时就可以在打印机上打印出完全相同的副本。

样式概念的引入就是为了帮助完成这种格式化的方法。那么什么是样式呢?我们可以将其看作是一个类似于某一文本块。和平常定义某一文本时说它是斜体、25PX、宋体的描述方法不同,可以把文本直接描述成它的样式是heading2(标题2),而这个样式包含了所有上述的信息。这就把格式化从物理定义的思想转换到了逻辑或基于角色的定义,并且它比字体大小、是否居中、是否黑体、是否斜体等的格式化信息要更加易于记忆。

有趣地是,这种新的定义格式也被用在了除字处理以外的其它领域,比如在Web页面上。样式表的概念可以让开发人员从逻辑上定义Web页的格式,而不是像以前HTML中使用的格式化代码。很显然这种方法是一种进步,它从简单的字符流和代码进化到了更加以文档为中心的样式。

样式层次性

和格式命令和文本字符的单一流的概念不同,现在对文档有了不同的视角,有了类似于Web的基于对象的可视化文档。我们不再是通过代码来查看一行代码,而是可以查看一个区域或一个章节,而这一切都和文档的布局相关联。

现在所使用的样式思想与比较老的格式化代码相比,更具层次性。文档结构可以被拆分成可识别的页、段、字符、数字和列表等区域,并且这些基本的样式分类在OpenOffice.org中都有缺省的样式定义,如图2、图3所示。

从图2中可以注意到,在其底部的下拉列表中可以设置层次选项。这些选择可以充当过滤器的角色,可以让用户来更改如何显示样式,以及显示多少样式。这使得使用样式的过程变得更加简单,尤其是在一个文档中定义了大量的样式时更是如此。

图2 OpenOffice.org中的样式对话框

图3中显示的是用户可以使用的不同的样式分类。这些分类不是互斥的,在实际情况中往往是结合使用的。比如可以为某一页面定义样式,同时也可以为页面中的段进行样式的定义。可见在文档中使用样式的功能非常强大,并且非常灵活。

图3 OpenOffice.org中样式的分类

每一个不同的分类都是针对一些特殊需求的,比如页面的格式一般都是定义纸的大小、边距等,一般不会把一个页面的字体定义成黑体。

定义和更改样式

我们有两种途径来定义一个新的样式,其中最快的创建样式的方法之一是先对某一段落或文本进行适当的格式化。格式化完成之后,可以从所选择的段落来创建一个新的样式。这是通过点击工具栏上的相应的按钮来完成的,它会提示是否将新建的样式插入至样式列表之中。所以在定义自己的新样式之前,选择一个合适的样式进行更改以满足要求是一个简捷的办法。

另外一个插入新样式的方法是,在样式编辑器里手工定义。首先,选择合适的样式种类。假设要为一封信定义新的地址部分,我们选择段分类,在设计界面中单击右键,这时会弹出一个选单让用户选择创建一个新的样式或更改现有的样式。选择完成后,点击“new”选项,这时样式编辑器就会启动一个和样式种类相对应的对话框。这就是进行设计更改的地方。如果要定义段落样式,可以更改字体、间距等;如果要定义页面样式,可以更改纸张大小、边距等。

在样式编辑器中,可以很简单地对新样式进行格式化的设置。比如把字体大小更改为14,颜色改为黑色,字体为APPL KaitMGB,如图4所示。

图4 样式编辑对话框

更改现有的样式也很简单,只需在相应的样式上点击右键,然后选择“modify”选项,这时就会弹出一个和图4类似的对话框,让用户对现有的选项进行更改。

小结

那么使用样式主要有什么好处呢?它对我们日常的工作又有什么帮助呢?事实上,有很多原因让我们考虑使用样式,它与创建的文档的灵活性紧密相关。如果在进行大量更改时,使用样式最大的一个好处就是只需点击一下鼠标就可以更改整个文档。比如当写好了毕业论文,并且即将上交时,而导师却认为字体用得不好,建议更改一下字体。如果只是几页的文档,当然是一件很简单的事情。但是如果文档有几百页,那么选择文本且更改格式就不是一件简单的事情了。如果使用的是样式,只需对样式进行相应的更改即可。

虽然有很多人认为样式并不重要,但在实际中我们会发现,它的确是一种可以有效提高工作效率的方法。


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时间:2007-5-10 21:06:19,点击:0打印】【关闭

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