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让Office"超强纠错"更好为自己工作

可能很少朋友能够注意到,我们平时使用的Word、Excel都提供了非常强大的“超强纠错”功能,如果能够在日常工作中用好这个功能,相信一定能够大大提高自己的工作效率。本文以Office 2007为例进行讲解:

一、Word 2007的错误提示

从严格意义上来说,Word应该是属于舶来品,但Word提供的语法校对功能一直非常好用,而Word 2007更是对这方面的功能作出进一步的改进,特别是对于中文拼写和语法的支持。

默认设置下,Word 2007会自动启用“拼写和语法检查”功能,用户在键入字词或编辑时得到实时的检查服务,如图1所示,我们可以在这里看到以红色或绿色波浪下划线标出的错误之处,红色的波浪线表示拼写问题,绿色的波浪线表示语法问题,同时你会看到窗口底部的状态栏上会的“拼写和语法检查”功能按钮显示出红色的“×”。

图1

单击任务栏上的“拼写和语法检查”功能按钮,文档中的拼写或语法错误之处会显示图2所示的右键菜单,你可以选择忽略或其它的处理方式,例如选择“语法”可以看到图3所示的对话框,这里除了显示更丰富的错误信息之外,我们可以在“”框中直接进行修正,单击“解释”按钮可以打开Word 2007的帮助文件查看更详细的信息,应当说这个功能还是相当实用的。

图2图3

如果需要进一步的设置,可以打开“Word选项→校对”窗口,这里可以设置是否在键入时检查拼写、键入时标记语法错误,单击“设置”按钮还可以设置语法和风格选项,建议朋友们可以根据自己的需要进行设置,在这里也可以重新进行检查。

二、Excel 2007的错误提示

在输入相关数据时,经常会由于各种原因误输入完全错误的错误,如果依靠人工校核,既不方便也容易遗漏,其实我们可以利用Excel 2007的“数据有效性”功能来快速查找无效的错误,例如我们要求在某份记分册中找出无效的成绩,这里限定该学科的成绩在0~150分之间,超出此范围的成绩当然是无效的。

首先选定工作表中的相关区域,然后从“数据”标签页下打开“数据有效性”对话框,按照图4所示进行设置,这里当然不需要小数和空值,确认后关闭这个对话框,接下来就可以在“数据有效性”下拉菜单中选择“圈释无效数据”,执行后即可看到图5所示的红色椭圆,这样那些无效的数据看起来就一目了然了。

图4图5

如果你需要删除工作表中的重复记录,一般是使用高级筛选,但Excel 2007提供了一个实用的“删除重复项”的功能,执行后可以快速删除当前工作表中的重复行或重复列,使用时首先单击选中数据区中的任一个单元格,然后单击“数据”标签页下的“删除重复项”按钮,在弹出的对话框中选择需要检查的字段(见图6),确认后工作表中符合要求的重复记录会被全部删除,当然第一个记录仍然会保存下来,感兴趣的朋友不妨一试。

图6

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时间:2007-5-21 13:42:12,点击:0打印】【关闭

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