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OpenOffice.org 办公套件之文档操作详解

Red Hat Linux 包括好几个管理你的文档的工具。无论你要筹备商务或学业的演示文稿,还是要编写正式公函,或者从电子邮件附件中打开文档,Red Hat Linux 都为你提供了合适的文档。

9.1. OpenOffice.org 办公套件

生产率套件(Productivity suite) 是一个应用程序集合。它的目的是节省时间,并为用户在工作、学校和家居使用提供协助。通常,生产率套件是图形化的,包括的应用程序有:文字处理器、电子表格、以及文稿演示工具。这些组成生产率套件的应用程序是 集成的(integrated) — 这意味着,你编写的文档中可以嵌入由电子表格程序创建的图表、图形化演示程序创建的幻灯图片。把软件综合成一个生产率套件可以帮助你提高演示文稿、演讲、或印刷品的冲击力。

Red Hat Linux 包括了一个功能强大的商业生产率套件 OpenOffice.org 。它把几个互补的应用程序综合成一个软件包集合。使用 OpenOffice.org 要比学习复杂的文档格式化标签和编码要快得多,也容易得多。它允许你完全控制文档的内容和布局,还可以让你一边编辑一边查看效果。这种实时、可视形式的文档格式化叫做 所见即所得(what you see is what you get, WYSIWYG ) 编辑。

9.1.1. OpenOffice.org 的功能与特性

OpenOffice.org 套件包含好几个用来创建和编辑文档的应用程序、电子表格、商业演示文稿、艺术作品。它包括快速创建基本专业文档和演示的模板、表格、和向导。如果你使用过或收到过扩展名为 .doc 或 .xls 的文件,你就会知道它们都与 Microsoft 办公套件相关联。 OpenOffice.org 套件能够读取、编辑、和创建好几种格式的文件,包括与 Microsoft Office 相关联的文件。 表 9-1 显示了你可以在 OpenOffice.org 套件中使用的多种不同文件类型以及可以用它来完成的任务。

应用程序 文件兼容性 文档类型
OpenOffice.org Writer .sxw , .sdw , .doc , .rtf , .txt , .htm/.html 正式公函、商业表格、学术论文、简历、新闻简报、报告
OpenOffice.org Calc .sxc , .dbf , .xls , .sdc , .slk , .csv , .htm/.html 电子表格、图表、表格、人事通讯录、地址簿、收据和帐单、预算、简单数据库
OpenOffice.org Impress .sxi , .ppt , .sxd , .sdd 商业和学术演示文稿、万维网演示、演讲、幻灯片放映
OpenOffice.org Draw .sxd , .sda ; 文件可以被导出到好几种图像格式,包括: .jpg , .bmp , .gif , 和 .png 图示、线条绘图、剪贴图片、机构图表

表 9-1. OpenOffice.org 的功能与特性

你在上面可以看出, OpenOffice.org 套件具有许多文件兼容性功能,并能够允许你为学术、商业、或家庭使用完成许多任务。接下来的章节向你显示了 OpenOffice.org 套件的使用方法。

9.1.2. OpenOffice.org Writer

使用 OpenOffice.org 来编写文档与使用其它你从前可能用过的文字处理器相仿。文字处理器类似于文本编辑器,但其中附带了许多其它功能,这些功能允许你格式化、设计、打印文档,而不必记忆复杂的格式化标签或编码。 OpenOffice.org Writer 是一个功能强大的文字处理器,它具有 WYSIWYG 格式 — 你在 OpenOffice.org Writer 窗口中见到的就是你会得到的,无论你是将文档打印出来,还是把文件交给别人查看。 图 9-1 显示了运行中的 OpenOffice.org Writer

图 9-1. OpenOffice.org Writer

要从桌面面板上启动 OpenOffice.org Writer ,选择 「主菜单」 => 「办公」 => OpenOffice.org Writer ;要从 shell 提示下启动它,键入 oowriter 命令。

主界面是文档编辑区域(窗口中间的空白之处),你可以在其中输入文本。在窗口顶部的工具栏里聚集了各类功能工具,它们可以控制字体、纸张大小、 版面调整(justification) (向左、向右、或向中对齐文档文字)等等。其中还有一个文本箱,你可以在里面键入文档的确切位置来将它载入编辑区域。工具栏上还有打开、保存、和打印文档的按钮,以及创建新文档(它会打开一个带有空白文档的新窗口,你可以为其添加内容)的按钮。

窗口左侧工具栏上的按钮可以用来检查拼写、自动突出显示拼错的单词、单词或词组搜索,以及其它便利的编辑功能。如果你的鼠标在某一工具栏按钮上徘徊,一个弹出的 提示(Tip) 就会显示该按钮功能的简短说明。你可以点击 「帮助」 菜单,选择 「说明文」 来显示详细的提示。

你可以使用默认设置在文档编辑区域立即开始键入文本。要保存文本,点击 「存盘文档」 按钮 。它会打开一个弹出的文件浏览器。你可以从浏览器窗口底部的 「文件类型」 拉下菜单中选择文件类型。如果你只使用 OpenOffice.org 应用程序来操作文件,默认的文件类型是恰当的;然而,如果你需要把文件发送给 Microsoft Office 用户,或者需要把文件作为使用 .doc 扩展名的电子邮件附件来发送,你可以把文件保存为 「Microsoft Word」 类型,因此,其他人可以使用 Microsoft Word 来打开该文件。

OpenOffice.org Writer 不但可用于常规的文本编辑,你还可以在文档中添加对象(如图像、图示、图表、以及表格),使其图文并茂或更具冲击力。要添加图像,点击 「插入」 => 「图形」 => 「从文件...」 ,然后从弹出的文件浏览器中选择图像。该图像会出现在你的光标所在的位置,可以被扩大或缩小来适应你的需要。图 9-2 显示了图像被添加到文档中的情形。

图 9-2. 在文档中添加图像

创建了文档后,你可以把它保存为你想使用的任何格式。请参考 表 9-1 中的可用文件格式。注意,你还可以把文档导出为 HTML 或 PDF 格式,这两种格式可以被几乎所有带有万维网浏览器(如 Mozilla )或 PDF 查看程序(如 xpdf Adobe Acrobat Reader )的计算机读取。

9.1.3. OpenOffice.org Calc

从大型企业到家庭办公室,各行各业的专业人员都使用电子表格来保存记录、创建商业图表、以及处理数据。 OpenOffice.org Calc 是一个软件电子表格应用程序,它允许你在组织成行列的 单元格(cell) 中输入和处理数据。单元格是单个数据的容器,如数量、标签、或数学公式。你可以执行一组单元格的计算(如加减一列单元格),或根据包含在一组单元格中的数值来创建图表。你甚至可以把电子表格的数据溶入文档来增加专业化色彩。

要从桌面面板上启动 OpenOffice.org Calc ,选择 「主菜单」 => 「办公」 => OpenOffice.org Calc 。要从 shell 提示下启动 OpenOffice.org Calc ,键入 oocalc 命令。

图 9-3 显示了运行中的 OpenOffice.org Calc

图 9-3. OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org Calc 允许你输入并处理个人或商业数据。譬如,你可以通过在 A 列输入数据描述(如 “房租” “食品杂货” 、和 “水电费” ),在 B 列输入各数据描述的数量来创建一个个人预算。 OpenOffice.org Calc 允许你双击单元格来直接在该单元格内输入数据,也允许你使用 「输入行」 (工具栏上的文本箱)为某单元格输入数据。然后,你可以在 B 列上运行算术公式来得到一个总数。 OpenOffice.org Calc 中有几个预设的函数和计算功能(如用于加法或乘法的 =SUM() ;用于除法的 =quotient() ;和用于准备收据的 =subtotal() )。关于在 OpenOffice.org Calc 中创建函数来计算数字数据的详细信息,请选择 「帮助」 => 「内容」 来参考它的文档。

如果你需要创建课堂或商业演示所需的图表或图例, OpenOffice.org 中包括几个图表模板以供你选择。突出显示你要编制图表的区域,然后点击 「插入」 => 「图表...」 。在 「自动格式图表」 窗口中,你选定的数据范围会被显示在文本箱内供你进一步定制。点击 「继续」 来显示使用这些数据能够创建的不同图表。选择你想要的式样,然后点击 「完成」 。该图会在电子表格窗口内被锚点定位地显示。你可以把它移到屏幕上的任何地方来打印,你也可以把该图保存为对象,这样你便可以把它嵌入到 OpenOffice.org Writer 文档或 OpenOffice.org Impress 演示文稿。

图 9-4. 使用 OpenOffice.org Calc 来创建图表

你可以把用 OpenOffice.org Calc 创建的电子表格保存为好几种文件格式,包括原始的 .sxc 格式和与 Microsoft Office 兼容的 .xls 格式。此外,你可以把绘制的图标和图例导出到好几种图像文件格式,并把它们综合到文档文件、网页和演示文稿中。

关于使用 OpenOffice.org Calc 的更多信息,请参阅位于文件菜单中的 「帮助」 => 「内容」 下的帮助页。

9.1.4. OpenOffice.org Impress

视觉辅助会增加你的演示文稿的冲击力,使你的演示能够捕捉观众的注意力,并保持他们对你的演示的兴趣。 OpenOffice.org Impress 是一个能够帮助你制作更有说服力的演示文稿的图形化工具。

要从图形化桌面上启动 OpenOffice.org Impress ,选择 「主菜单」 => 「办公」 => 「OpenOffice.org Impress」 。要从 shell 提示下启动 OpenOffice.org Impress ,键入 ooimpress 命令。

OpenOffice.org Impress 中有一个叫做“AutoPilot(自动文件辅助)”的渐进演示向导。它允许你从样式模板集合中创建演示。你可以创建带有逐项列表、轮廓、或图像的幻灯片。你甚至可以把 OpenOffice.org Calc 中的图表导入幻灯片。

图 9-5 显示了运行中的 OpenOffice.org Impress

图 9-5. OpenOffice.org Impress

当你首次启动 OpenOffice.org Impress 时,你会看到自动文件助理设置屏幕。你可以选择幻灯片的风格;演示幻灯片的介质(普通纸、幻灯用透明纸、或显示器);以及你想在计算机上演示幻灯片时要应用的视觉效果。

图 9-6. OpenOffice.org Impress 自动文件助理演示文稿

使用自动文件助理工具选定了首选项后,你便可以选择要创建的幻灯片类型。你可以从列表中选择一个预格式化的幻灯片,或选择空白的幻灯片,然后自行定制布局。要为你的演示文稿添加幻灯片,在浮动工具栏上点击 「插入页面...」 ,一个弹出的窗口就会出现,允许你选择新幻灯片的布局。你可以在演示文稿中包括所需的任意数量的幻灯片。

你还可以通过选择 「演示文稿」 => 「放映演示文稿」 来随时预览你的演示文稿。文稿演示会使用全屏模式,你可以等待演示完毕后自动退出,或按 [Esc] 键来中途退出。

你的演示文稿可以被保存为好几种文件格式。你可以保存为原始的 OpenOffice.org Impress 格式(譬如, mypresentation.sxi )、Microsoft PowerPoint 格式( mypresentation.ppt )、或 StarImpress 格式( mypresentation.sdd )。你还可以把你的演示文稿打印到普通或透明纸张上,方法是点击 「文件」 => 「打印」

要了解更多关于 OpenOffice.org Impress 的资料,点击文件菜单中的 「帮助」 => 「内容」

9.1.5. OpenOffice.org Draw

如果你想为你的文档和演示文稿创建图形,你可以使用 OpenOffice.org Draw 。把你的鼠标当作画笔, OpenOffice.org Draw 让你能够描画图示,并把它们保存为多种格式,你可以把它们添加到打印的文档中;放置在网站中;或附带给电子邮件。

要从桌面面板上启动 OpenOffice.org Draw ,点击 「主菜单」 => 「办公」 => 「OpenOffice.org Draw」 。要从 shell 提示下启动 OpenOffice.org Draw ,键入 oodraw 命令。

图 9-7 显示了运行中的 OpenOffice.org Draw

图 9-7. OpenOffice.org Draw

如果你熟悉 The GIMP (请参阅 第11章 来获得详细信息)之类的图示或图形应用程序,你会发现 OpenOffice.org Draw 有许多相同的基本功能。它有创建直线、曲线这样的线条,圆圈、方块之类的基本形状,圆锥、立方体之类的三维物体等的工具栏。你可以创建图像,使用主工具栏上的 「平面样式/平面充填」 拉下菜单中的颜色来填充。你可以把附加文件插入你的图示中。 OpenOffice.org Draw 还允许你打开和导入图像,并使用所提供的工具来修改它们。

当你完成了对图像或图示的修改后,你可以把文件保存为多种原始文件格式之一,或导出为 .jpg 或 .png 之类的通用格式。请参阅 表 9-1 来获得兼容图像文件格式的完整列表。

关于使用 OpenOffice.org Draw 的详细信息,请参阅位于文件菜单中的 「帮助」 => 「内容」 下的文档。


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时间:2007-5-21 16:31:54,点击:0打印】【关闭

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