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利用永中Office编制文档目录全攻略

在较长的文档中,例如:计划书、论文、报告等,我们都需要将文档内容加以管理,便于读者根据目录查找到文档中对应的内容,也便于自己修改管理。下面我们就给大家演示一下永中Office制作各式文档目录的方法。

   在为文档创建目录之前,需要按照在整个文档的层次结构,为将要显示在目录中的项目设置相应的标题样式。

    方法一:选中将要显示在目录中的内容,在【格式】工具栏上的【样式】框中按所选内容的层次关系分别设置为标题1、标题2或标题3等相应的样式。如图1。

图1 【格式】工具栏

    方法二:选择【格式】菜单中的【样式】命令,在屏幕右侧开启的【样式面板】中,给所选内容设置相应的标题样式。如图2。

图2 【样式面板】

    然后就可以创建目录了。将光标放到文档中想要插入目录的位置,选择【插入】菜单中【参考】命令下的【索引和目录】子命令,弹出【索引和目录】对话框,选择【目录】选项卡。如图3。

图3 【索引和目录】对话框中【目录】选项卡

    在【显示级别】框中输入目录中需要包含的标题级别数,或单击上下箭头来调整。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9。

    如要显示各目录项的页码,选中【显示页码】复选框。

    如要使目录中页码靠右对齐,选中【页码右对齐】复选框。

    如要在目录项与页码之间填充制表位前导符,单击【制表位前导符】框,从下拉列表中选择一种前导符。

    单击【格式】框,可从下拉列表中选择所需的目录格式,单击【确定】按钮即可生成目录。如图4。

图4 生成的目录(点击查看大图)

    注意:为段落设置大纲级别,可使段落文本显示在目录中。

    接下来我们看看怎样对已完成的目录进行修改。

    1、在【索引和目录】对话框的【目录】选项卡中,单击【修改】按钮 ,弹出【索引和目录样式】对话框。

图5 【索引和目录样式】 对话框

    2、在【样式】框中选择需要修改的目录样式,单击【修改】按钮,在弹出的【修改样式】对话框中单击【格式】按钮,从下拉列表中选择修改其格式。

图6 修改样式格式

    修改完成后,会弹出信息框提示是否需要替换目录,单击【是】按钮即可。

图7 【替换目录】信息框

    就这样,我们成功的修改了目录的样式。如果编制目录时,我们还想要根据自己的需要指定显示在目录中的标题,例如只想在目录中显示标题1和标题3,而不想显示标题2,那么我们只要在【索引和目录】对话框的【目录】选项卡中,单击【选项】按钮 ,在弹出的【目录选项】对话框中进行如下设置,单击【确定】按钮即可。

图8 【目录选项】 对话框

图9 只显示标题1、标题3的目录

    最后,我们告诉大家更新目录的方法。目录是以“域”的方式插入到文档中的,因此可以进行更新。当文档中的标题内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择【更新域】命令,弹出【更新目录】对话框。

图10 【更新目录】 对话框

    如果只是页码发生改变,可选择【只更新页码】。如果有标题内容的修改或增减,可选择【更新整个目录】。

    大家不难发现,给较长文档制作目录能够使文档更有条理,方便了文档的阅读。


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时间:2007-5-27 8:21:18,点击:0打印】【关闭

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