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使用永中Office把企业名分类输入

因工作需要,笔者经常要将下属企业的单位名称输入到永中电子表格中,为了便于以后进行数据统计,领导要求输入的企业名称前后保持一致。经过多次实践,我发现可以采用“数据有效性”这一功能来解决。

    1. 启动永中Office2004,打开相应的电子表格。

    2. 切换到“工作表2”工作表,将企业名称按其企业类型(国有、集体、私有)分别输入到不同列的单元格中(如图1)。

图1 输入企业名称

    提示:以后如果新企业加入,只要将名称直接输入相应该列下面的单元格中即可。

    3. 选中A列(国有企业名称所在列),然后将光标定在“名称”栏内(位于“编辑栏”左侧,参见图1),输入“国有”字符,然后按下“Enter”键确认一下。

    提示:仿照上面的操作,将B、C列分别命名为“集体、私有”。

    4. 再切换到“工作表1”工作表中,选中需要输入“企业类型”的单元格区域(如D2:D100),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框(如图2)。进入“设置”标签,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面接着出现的“来源”方框中,输入“国有,集体,私有”字符,输入完成后,确定返回。

图2 打开“数据有效性”对话框

    提示:上述序列中各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。

    5. 再选中需要输入企业名称的单元格区域(如E2:E100),再次打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(D1),确定返回。

    6. 以后我们填写企业名称时,先选中D列相应单元格(如D3),此时在其右侧出现了个下拉按钮,单击此按钮,在随后弹出的下拉列表中选择一种“企业类型”(如“集体”);再选中E3单元格,同样单击其右侧的下拉按钮,即可从相应类型的企业名称列表中选择到需要的企业名称(如“B6企业”)进行填入该单元格中(如图3)。 

图3 下拉列表中选择一种“企业类型”


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时间:2007-5-4 8:34:21,点击:0打印】【关闭

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