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[永中2007应用技巧]妙用邮件合并实现批量贺卡打印

  今天我们将介绍永中Office一个非常巧妙的功能,对于公司处理批量业务可是个高效的工具。我们以先以批量打印贺卡为例。

    信卡型拜年卡是明信片和信函的完美结合,对折成形后,外层写收、寄信人的地址、姓名,内层写祝福的话语。

信卡型拜年卡外层和内层(点击看大图)

    传统的制作方法是机械式地在明信片上写上不同的收信人、地址等,制作多少个就要写多少次,既麻烦又浪费时间。有了永中,“流水线”似机械操作,一切可以轻松搞定。

    1. 打开模板文件

    选择【文件】菜单中的【打开】命令,打开事先制作好的“2006年邮政贺年明信片.eit”模板文件,不使用永中提供的模板,也可以自己在文字处理中设计排版。

    2. 输入数据源

    切换到电子表格应用中,输入所需的信息,作为数据源。

数据源

   3. 使用邮件合并

    切换到文字处理应用中,选择【工具】菜单中【信件和邮件】命令下的【邮件合并】子命令,弹出【邮件合并】对话框。

邮件合并对话框

    在【选择单元格区域】中通过折叠按钮,切换到电子表格中选中所需的数据源,单击【确定】按钮,在关闭【邮件合并】对话框的同时弹出【邮件合并】工具栏。

邮件合并工具栏

    选择【插入合并域】下拉列表中的相关内容插入到文档的相应位置。

“插入合并域”下拉列表

    插入合并域后效果如下图。

“插入合并域”后的效果(点击看大图)

    单击【邮件合并】工具栏上的【合并到新文档】图标,在合并成的新文档中按顺序显示了一张张贺卡的完整内容,生成的贺卡数量与在电子表格中选中的数据源行数一致。

生成的效果图(点击看大图)

    最后,只要将贺卡放入打印机,调整设置,打印出来就可以了。我们可通过选择【文件】菜单中的【打印】命令来打印;也可单击【邮件合并】工具栏上的【合并到打印机】按钮,从下拉列表中选择【合并到打印机】命令,将合并生成的新文档发送到系统默认打印机上打印输出。

    图8中的内容就会清晰的打印在贺卡上了,一张张编排工整的贺卡就准备好了,再也不用一张张手工誊写了,更快更省不出错,而且更显气派哦,有什么理由不用呢?推而广之,婚礼庆典等请帖,会议邀请函,通知,录取通知书等都可以用这个功能轻松实现。


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时间:2007-5-4 9:01:05,点击:0打印】【关闭

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