Publisher 2007有关邮寄列表的提示

调整收件人列表

当各个源列表中的域都匹配时，所有的记录都会显示在“邮件合并收件人”对话框中的现有列表中，在该对话框中，可以筛选、排序和选择要在电子邮件合并中包括的收件人。选中要包括的每个收件人旁边的复选框，并清除要排除的每个收件人旁边的复选框。

选中或清除所有的项

• 选中或清除标题行中的复选框。

筛选列表中的项

如果要仅使用列表中的某些条目，则可以按特定域或条件来筛选列表。筛选列表后，可以使用复选框包括和排除记录。

1. 单击要作为筛选依据的项的列标题旁边的箭头。
2. 执行下列操作之一：
   • 单击“(空白)”以显示其中的对应域为空白的所有记录。
   • 单击“(非空白)”以显示其中的对应域包含信息的所有记录。
   • 单击“(高级)”以打开“筛选和排序”对话框，在其中您可以使用根据多个条件进行筛选的功能。

      注释   此外，通过在“邮件合并收件人”对话框中，单击“调整收件人列表”下的“筛选”，也可以打开“筛选和排序”对话框。

    提示   如果数据源包含共享相同信息的记录，并且列中的唯一值不超过 10 个，则可以按照特定信息进行筛选。例如，如果有多个地址将“澳大利亚”列为国家或地区，则可以按“澳大利亚”进行筛选。

3. “邮件合并收件人”对话框仅显示指定的记录。要再次显示所有的记录。请单击“(全部)”。

对列表中的项进行排序

如果要按字母顺序查看项，则可以对列表中的项进行排序。

• 在“邮件合并收件人”对话框中，单击要作为排序依据的项的列标题。

  例如，如果要按姓氏以字母顺序显示列表，则请单击“姓氏”列标题。

• 要使用多个条件进行排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”。在“筛选和排序”对话框中，选择要作为排序依据的条件。

查找重复收件人

要防止重复的邮件，可以在大多数（但不一定是全部）域匹配的组合列表中查找并删除记录。

1. 在“邮件合并收件人”对话框中，单击“查找重复收件人”。
2. 在“查找重复收件人”对话框中，仅使要包括的那些条目处于选中状态，然后单击“确定”。

查找特定的收件人或具有相同特征的一组收件人

要标识某个人或具有相同特征（如姓氏、邮政编码或出生月份等）的一组人，可以搜索列表。

1. 在“邮件合并收件人”对话框中，单击“查找收件人”。
2. 在“查找条目”对话框的“查找”文本框中，输入要查找的特征，指定要搜索的域，然后单击“查找下一处”。

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时间:2007-7-14 16:19:22,点击:0【打印】【关闭】