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与他人一起记录OneNote 2007笔记

作为协作工具,Microsoft Office OneNote 2007 通过电子邮件提供了比单纯共享静态笔记本页多得多的功能。根据您的团队和项目特性,您可以使用 OneNote 2007开会进行集思广益,使用笔记本页作为白板,或者设置任何人都可以在其中查看、添加和编辑信息的共享笔记本。

您要做什么?

  • 设置共享笔记本
  • 主持或参加实时共享会话

设置共享笔记本

OneNote 2007 提供了在网络服务器或文件共享中存储和维护共享笔记本的能力。而在共享笔记本中,多个用户可以同时访问共享笔记并持续向其中添加内容。以组为单位记录笔记 是一个协作过程,而许多其他应用程序“锁定”文件,每次只供一个人进行编辑,这样的应用程序不能胜任该任务。OneNote 2007 允许每个人同时访问一组共享的笔记,并且会自动将每个人所做的更改同步到笔记本。这样,笔记本始终是最新的,并且真正使每个人处理的都是同样的页。

设置共享笔记本很容易。新建笔记本向导会指导您完成一些步骤,以在您和您的团队成员有权访问的网络位置中创建共享笔记本。或者,您也可以在您计算机上的文件共享中创建这样的笔记本。

当多个用户访问一个共享笔记本时,OneNote 2007 会持续地同步对笔记本所做的更改。OneNote 还在每个用户的计算机中维护一份单独的脱机笔记副本。这样,参与者即使与网络断开连接,也可以在本地编辑笔记。当他们下次连接到共享笔记本时, OneNote 2007 会自动将他们所做的更改与其他每个人所做的更改合并在一起。

创建新的共享笔记本

 

  1. “文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“笔记本”
  2. 在“新建笔记本向导”中,执行下列操作:
    • “名称”框中,输入共享笔记本的名称(如每周团队状态报告哲学研究小组笔记)。
    • 可以选择笔记本封面的颜色,该封面将作为图标显示在“笔记本”导航栏上。
    • 可以从“来自模板”列表中选择用于共享笔记本中各页的默认模板。
  3. 单击“下一步”
  4. “谁将使用此笔记本?”下,单击“将由多个用户共享此笔记本”,然后执行以下操作之一:
    • 如果您和将要使用共享笔记本的用户有权访问和更改网络文件共享或服务器上的文件,请单击“在服务器上”

       注释   您可能需要与网络管理员联系,以获取访问服务器上的文件共享的权限。

    • 单击“在此计算机上的共享文件夹中”,在您的计算机上创建一个其他人可以访问的文件共享。您需要在您的计算机上以 Administrator 身份登录,才能在硬盘驱动器上创建共享文件夹。

       注释   仅当您的计算机在大多数时间都在网络中可用时,才应选择此选项。如果您的计算机经常脱机或者您经常带计算机外出旅行,请考虑改为在网络文件共享中创建共享笔记本。

  5. 单击“下一步”
  6. 为新笔记本确定合适的共享位置。建议使用以下位置来存储 OneNote 2007 共享笔记本:
    • 公司或学校计算机网络中的内部或公共文件共享位置
    • 您具有管理员权限的计算机上的共享文件夹
    • Microsoft Windows SharePoint Services 网站上的文档库
    • 一个具有高存储容量的 USB(通用串行总线)驱动器

     注意   建议不要将共享笔记本与任何其他文件或文件夹共享和同步技术一起使用。

  7. “位置”框中,验证共享笔记本的建议位置。

     注释   您在步骤 2 中输入的笔记本名称将自动添加到位置路径。

  8. 要撰写一封电子邮件,并在其中包含链接指向您可以发送给其他用户的共享笔记本所在位置,请选中“创建包含指向此笔记本的链接的电子邮件,以便我将笔记本发送给其他用户”复选框。

     提示   要在创建共享笔记本之后发送指向它的链接,请在“共享”菜单上单击“向他人发送共享笔记本链接”

  9. 单击“创建”

     注释   OneNote 2007 将在您指定的位置创建共享笔记本。根据您在新建笔记本向导中选定的选项,OneNote 会显示一个对话框和一个附加帮助主题,以指导您完成设置其他用户的权限的步骤。

共享现有的笔记本

如果您已经在计算机上创建了 OneNote 2007 笔记本,并且希望赋予其他人查看和编辑它的权限,请执行以下操作:

  1. OneNote 2007中,关闭要共享的笔记本。在“笔记本”导航栏中,右键单击该笔记本的标题,然后单击快捷菜单中的“关闭此笔记本”
  2. “文件”菜单上,单击“退出”以退出 OneNote。
  3. 在 Windows 任务栏上,单击“开始”,指向“所有程序”,再指向“附件”,然后单击“Windows 资源管理器”
  4. “我的文档”文件夹中,双击“OneNote 笔记本”

     注释   如果您在设置 OneNote 2007 期间更改了笔记本的默认位置,请定位到包含您的 OneNote 笔记本的文件夹。

  5. 右键单击要共享的笔记本文件夹,然后单击快捷菜单上的“剪切”
  6. 使用 Windows 资源管理器定位到其他人将可以在其中访问您笔记本的共享位置。然后,在 Windows 资源管理器中的“编辑”菜单上,单击“粘贴”

     注释   可以对现有笔记本文件夹进行剪切和粘贴,这样能够有效地将该文件夹从计算机硬盘移动到所选共享位置中。但建议不要通过复制笔记本来实现该目的。

  7. 在 Windows 资源管理器将该笔记本文件夹移动到其新位置之后,关闭 Windows 资源管理器,然后启动 OneNote。
  8. 在 OneNote 中的“文件”菜单上,指向“打开”,然后单击“笔记本”
  9. “打开笔记本”对话框中,浏览到您在前面步骤中将笔记本移动到的共享位置,单击以选择该笔记本文件夹,然后单击“打开”

     提示   您可以向其他用户发送电子邮件,以通知他们在哪里可以访问共享位置中的笔记本。在 OneNote 的“共享”菜单上,单击“向他人发送共享笔记本链接”

停止共享计算机中的现有笔记本

  1. OneNote 2007 中,定位到计算机中要停止共享的共享笔记本中的一页。
  2. “共享”菜单上,单击“停止共享笔记本”
  3. 在确认对话框中,单击“是”以停止共享所选笔记本。

     注释   如果您曾经使用多个名称共享该文件夹,或者如果笔记本包含在另一个共享文件夹中,则其他人可能仍然可以访问您的笔记本。在这些情况下,请在 Windows 资源管理器中右键单击共享笔记本文件夹,然后单击快捷菜单上的“共享和安全”。在文件夹的“属性”对话框的“共享”选项卡中,单击“不共享此文件夹”,然后单击“确定”


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时间:2007-7-15 15:44:00,点击:0打印】【关闭

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