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将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板

尽管确实可以使用 Microsoft Office Word 创建外观类似表单的文档,然而 Word 是最好的文字处理程序,而不是表单设计程序。反过来,Microsoft Office InfoPath 是专为设计和填写电子表单而设计的。如果您希望将现有 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板,可以使用 InfoPath 中的导入向导来完成此工作。然后,您便可以利用 InfoPath 用于设计、发布和填写表单的专门功能。例如,在销售报表表单模板中,您可以使用条件格式 (条件格式:根据表单中输入的值更改控件的外观(包括控件的可见性和读写状态)的过程。)在数字低于销售计划时自动应用红色背景颜色。在同一表单模板中,您还可以使用规则 (规则:条件、操作或二者的集合,可根据事件和表单中的值自动执行任务。)在某人单击提交按钮时使基于此表单模板的表单作为邮件附件提交出去。另外,您还可以通过创建启用浏览器功能的表单模板 (浏览器支持的表单模板:一种与浏览器兼容的表单模板,已发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器上并且受到浏览器的支持,因此用户可以在 Web 浏览器中显示和填写表单。)让更多的人使用您的表单模板。

在将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板时,结果表单模板将与 Word 文档的版式基本一致。另外,Word 文档中满足特定条件的项自动转换为用户可以向其中输入数据的相应控件。例如,如果 Word 文档中包含一个将多个空格括起来的括号,InfoPath 会认为您使用该括号括起来的区域作为一个文本输入域,并在结果表单模板中将其转换为一个文本框控件。所有 Word 表单域都被转换为 InfoPath 中相应的控件。

可以使用“导入选项”对话框中的设置更改将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板的选项。

本文介绍有关将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板的基本概念和步骤,包括转换过程不支持的功能和设置。

本文内容

  • 关于将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板
  • 转换过程不完全支持的 Word 功能和设置
  • 将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板
  • 将版式表格更改为重复表
  • 将复选框更改为一组选项按钮
  • 在“检查设计方案”任务窗格中检查转换问题

关于将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板

在将 Word 文档转换为 InfoPath 表单模板时,文档的作用类似于创建新表单模板的蓝图。文档的基本结构在表单模板中被重新创建,力求一致。在 Word 文档中,一个“表单域”是指特定类型的数据(如名称或地址)的存储位置。如果您在转换文档时选择包含 Word 表单域,则会向 InfoPath 表单模板中与 Word 文档中的域位置对应的位置添加文本框、复选框和下拉列表框控件。另外,InfoPath 会自动检测 Word 文档中可能适合作为重复表和格式文本框的部分,并将其转换为相应的控件。例如,如果一份零用金报销单文档包含了一个空的带下划线的区域,在此位置用户可以 键入有关特定零用金的附注,InfoPath 会将此区域转换为一个格式文本框。这样,用户可以在格式文本框中输入多行文本,并根据需要设置文本格式。

为了更好地了解使用 InfoPath 导入向导转换的 Word 文档与结果 InfoPath 表单模板的关系,想像一下,过去的几年来,您的组织一直在使用名为 ExpenseReport.doc 的 Word 文档,用于从员工那里采集零用金报销单数据。您的 IT 部门希望将此文档转换为一个 InfoPath 表单模板,这样表单数据就可以作为可扩展标记语言 (XML) (可扩展标记语言 (XML):用于描述、组织和交换数据的行业标准语言。在 InfoPath 中,表单模板是以 XML 技术为基础的,而且表单数据是以 XML 格式保存或提交的。) 提交到 Accounts Payable 系统。

如果使用导入向导将 ExpenseReport.doc 转换为表单模板,InfoPath 会创建一个名为 ExpenseReport.xsn 的表单模板。在下面的示例中,Word 文档中的 Expense Details 表格已转换为结果 InfoPath 表单模板中的一个重复表。重复表可使用户通过单击快捷菜单上的命令来根据需要插入或删除零用金。

Word 文档被转换为 InfoPath 表单模板时,版式及其他元素仍保留。默认情况下,InfoPath 重复表中的空行数与 Word 表格中的空行数匹配。但是,通过默认只显示一行或两行,可以节约表单模板的空间。

此新表单模板包含了与 Word 文档中出现的元素相似的元素,如用于采集零用金信息的表格。但是,根据您在“导入向导”中选择的设置,某些功能在生成的表单模板中可能会有所不同:

  • 如果使用导入向导导入 Word 文档时只保留版式  结果表单模板会包含用于在零用金报销单中输入行条目的重复表。但是,结果表单模板中会去除原始文档中的所有表单域,如 Name 文本框、Department 下拉列表框以及 Division 复选框。
  • 如果使用导入向导导入 Word 文档时保留版式并将 Word 表单域转换为控件(默认)  结果表单模板会包含用于在零用金报销单中输入行条目的重复表。原始文档中的所有表单域,如 Name 文本框、Department 下拉列表框以及 Division 复选框,都被转换为 InfoPath 中相应的控件。
  • 如果使用导入向导导入 Word 文档时保留版式并将表单域转换为控件(自定义)  您可以决定导入零用金报销单时要转换的域。例如,可以禁用将文档中的空白表格单元格在结果表单模板中转换为文本框的选项。


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时间:2007-7-20 21:08:42,点击:0打印】【关闭

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