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和OneNote2007亲密接触的一天

“我快被繁琐的工作折磨疯了!”工作压力大,剪不断,理还乱。今天我们来认识微软Office中的一个“小强”(小而强大)组件——OneNote。它随着Office 2003而诞生,如果说Word是一个正规的文章撰写工具,那么OneNote就是一个可以记录工作和生活琐事的笔记本,微软对它的设计理念是“随心所欲地获取、组织和再利用你的笔记”。让我们跟随Cindy来认识这个全能而神奇的“电子笔记本”吧。

9:00 繁杂事项分类记

阳光明媚,Cindy准时来到公司,按过指纹刷卡机后,自动设定8:5 5开机的电脑已经唱着歌曲启动了。泡上一杯香浓的咖啡,先来看看今天有什么工作安排,她打开OneNote2007。运行OneNote2007,可以看到一个很有个性的界面,是不是觉得有点儿熟悉?没错,它就像是我们平常用的带有标签的笔记本,既有普通的记录页,也有笔记分组标签。利用标签可以很好地对笔记本所记录的事项进行分类,方便记录、查找和管理。例如按照工作需要将标签分为:“会议记录、项目A、项目B 、研究、出差、计划、杂项”等(见图1)。Cindy点击预先制作好的计划标签,这里已经有了一天的工作计划。如果要增加记录,可以随时点击“新页”按钮来方便地添加内容。
不管在OneNote2007的哪个页面上,想记录时,只需单击页面的任意位置就可以直接在上面打字了。怎么没有“保存”按钮?因为它会自动帮你保存所有记录。

OneNote2007

图1

9:30 先做哪件事你来定

“ 本周你重点把这几件事处理一下……”部门经理开始布置工作。Cindy自然不敢怠慢,手指飞快地在键盘上敲着,不一会儿就在OneNote2007上记录了将近一页的文字。用文字表达还不够直观,Cindy点击菜单上的“工具→ 书写工具→笔”,选择了一个合适的笔型在旁边做记号(见图2)。

OneNote2007

图2

这几个事项紧急程度不同,分别做上标记吧,让OneNote2007的“笔记标记”来实现。选中要标记的词句或段落,在工具栏上选择相应的标记符号就行。图2中就使用了“待办事项”标记,Cindy完成一项工作,便能方便地通过鼠标点击在完成的事项前面打钩了。

10:00 会议记录轻松搞定

会议马上开始!Cindy抱上本本,快步来到会议室,开始用OneNote2007进行会议记录。通过“页模板”,Cindy选择了一个美观的样式。接下来,如何准确地记录每一句话呢?以前Cindy用支录音笔,现在有了OneNote2007,打字和录音并用,轻松搞定!Cindy单击工具栏上的麦克风按钮或进入“插入→ 录音”,出现“录音和录像”工具栏(见图3)。当停止录制时,文字录入也会暂停,系统自动将录音期间录入的文本与这段录音结合,整理时方便多了。OneNote2007还能对语音进行识别,实现录音搜索,只要记得录音中的某个关键词,在“工→选项→录音和录像”中启用“录音搜索”功能即可。

OneNote2007

图3

14:30 便签记录随心所欲

“ 叮铃铃…… ”,电话铃响了,Cindy一边用耳机听着电话,一边用OneNote2007的便签记录客户询问的各项事宜。单击屏幕右下角的OneNote2007图标,默认设置下,会弹出一个便签记录窗口,在上面就能随意记录了。记完后关闭便签窗口,OneNote2007会自动将刚才的便签记录保存到“未归档笔记”的一个空白页中。

15:50 搜集资料更便捷

对了,上午经理让Cindy 搜集某产品的相关资料,真是件麻烦事。以前Cindy 找到相关网页后用I E 保存下来,之后再到Word2007中把多而杂的网页整理好报送给经理。现在有了OneNote2007,就大不一样了。需要保存整个网页时,点击I E 浏览器工具栏上的“发送至OneNote”按钮,就能创建一个新的OneNote页来保存网页图文内容。如果只需要保存网页中的某部分内容,可以用鼠标先选中需要保存的内容。同时,OneNote还可以将网页的来源自动附加上链接,方便以后查找信息来源。直接将资料在OneNote2007中进行整理吧。如果感觉到Word中编辑和修改最顺手,点击“文件→发送至Word”即可,二者的数据交换非常方便。看着OneNote2007这么多强大的功能,Cindy 笑了:“ 智能管理,随心所欲,想记就记,以后不用经常加班了,2008年,做个高效的好员工!”

我们为什么推荐OneNote?

打字慢,想随手画个图来表示?OneNote让你的鼠标变成笔;在网上看到任何好资源,拖进OneNote就能快速保存,编辑加工和分类、检索都很方便;开会用录音笔,之后还得转换格式,OneNote让你直接省却麻烦,记录快又全;所有记下来的笔记直接就能和别人共享,极大地提高工作效率……

小提示:
OneNote的开发起源于微软的一项调查,调查结果显示:91%的用户经常记笔记,其中26%根据手写信息发送电子邮件,它的开发代号是“Scribbler”(潦草写字的人)。除图片文字识别和语音识别外,文中介绍的其他OneNote2007功能均适用于OneNote 2003。

小提示:
录音搜索功能需要OneNote2007创建音频索引,计算机空闲时,音频识别和索引创建过程才会进行,创建索引需要的时间大约为录音时间的2倍。要想使会议记录更完美高效,“实时共享会话”可以让你与同事共同查看和书写一份笔记,“密码保护”可以给记录加个锁,“将文件附加到笔记”可以在这个超级笔记本中添加任何文件作为附件。


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时间:2008-1-31 19:20:07,点击:0打印】【关闭

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