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用Excel 直方图快速找出数据规律

在生产中,时常需要处理大量的原始数据,比如车间产量、化验数据、销售量等,并且从这些繁多的数据中找出规律,从而找出存在的问题,以便于进一步改进、完善。如果仅仅分辨原始数据本身,是很耗时间的,而通过Excel 中的统计分析工具—— 直方图,就可以找到大量数据中不同范围内的分布规律,从而为生产经营提供决策的第一手资料。下面就以计算某公司2007 年3 月份车间员工的加工量分布情况,来介绍如何使用直方图。

小知识:什么是Excel 直方图?所谓Excel 直方图,就是将原始数据分组(也称区间),并将分组的数据按一定统计方法计算,得到整个原始数据和分组的单个和累积频率,并将计算后的数据用柱状图方式做成图表,从而反映数据的整体分布状况。



一、输入原始数据

启动Excel ,新建一个工作簿,在其中输入某公司2007 年3 月份车间员工的加工量明细表,然后在工作表的其他空白位置输入数据分组,也就是说要将这些数据按照一定的间隔,分为多少个区间以及数值范围,比如间隔为50 ,范围为50 ~800 。需要注意的是,数据分组中的数值必须按照升序予以排列,为了提高输入速度,可以先输入第1 、2 个数值,选择这两个单元格,然后拖动其右下角的填充柄,就可以完成快速输入所有的分组数值了。

二、制作直方图分析数据

制作直方图时,执行“ 工具→ 数据分析” 菜单命令,在弹出的“ 数据分析” 对话框中选择“ 分析工具” 列表中的“ 直方图” 选项,单击“ 确定” 按钮。

小提示:“ 直方图” 是Excel 中的加载工具“ 数据分析” 中的子项,如果在“ 工具” 菜单中没有“ 数据分析” 命令,则可以执行“ 工具→ 加载宏” 命令,在弹出的对话框中选择“ 分析工具库” 命令即可。

在弹出的“ 直方图” 编辑窗口中,进行如下设置:单击“ 输入区域” 右下角的选择按钮,选择工作表中存放员工加工量数据所在的单元格区域,如$ C$5:$C$30 ;单击“ 接受区域” 右下角的选择按钮,选择工作表所输入的数据分组单元格区域,如:$ D$5:$D$21 ;
勾选“ 标志” 复选框,这样所生成的直方图表中将出现相应的数据标志;勾选“ 输出区域” 复选项,然后单击其后面的选择按钮,选择存储直方图的起始单元格,如果需要将直方图存储到其他的新工作表或者工作簿中,则勾选下面的两个复选项即可。
勾选“ 图表输出” 复选项,否则只会输出直方表格,而不会输出直方图,同时选中“ 累计百分率” 复选项,这样在输出表中生成一系列累积百分比值,并在直方图中出现一条累积百分比率线。


小提示:如果需要在输出的表中按降序来显示数据,则可以选中“ 柏拉图” 选项,同时在直方表的右侧添加三列排序数据。
设置完毕后,单击“ 确定” 按钮,就可以快速生成一份标准的数据表以及直方图了。在这个直方图中,矩形的高度表示每一组的频数或频率,宽度则表示各组的组距,因此可以从中看出不同分组数据的频率,比如分组400 出现的次数为4 ,而150 、200 、250 等分组的出现次数仅为1 次,这样便能够判断3 月份员工加工量的分布规律了。

三、修饰直方图

使用Excel 直接制作出来的直方图比较粗糙,这就需要修改其格式(包括X 轴、Y 轴数值的字体、标题、背景等),使之更美观、大方,为了进一步区分不同分组的数据,可以选中相应的数据系列,如“ 频率” ,右击鼠标,从弹出的快捷菜单中选择“ 数据系列格式” 命令,然后在弹出的对话框中,选中“ 选项” 中的“ 依数据点分色” 选项,这样就会为不同的数据使用不同的颜色。


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时间:2008-4-1 9:12:28,点击:0打印】【关闭

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