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有关Word2007剪贴板的技巧与提示

提到TMI,在Word2007中工作时有很多方法能控制剪贴板的粘贴行为。其中包括直接干预,方法是选择“选择性粘贴”工具,以及改变Word2007的默认粘贴行为。只要有一点点的知识和努力,就能够创造出一种在大多数情况下都有效的解决方案,和一种干预策略以及帮助处理例外情况。

1.无格式粘贴

我们已经找到了一个喜爱的技巧,它能使你只单击一次就能以无格式形式粘贴剪贴板内容,而不必通过菜单。

当使用“无格式粘贴”时,你一定想知道,当剪贴板的目标包含有Word2007不能处理的内容时会发生什么情况。例如,假设将一个图形复制到剪贴板上,然后试图将它以无格式形式粘贴。如果使用菜单,那么无格式粘贴不能选择。然而,如果使用 宏,就会得到一个错误信息,它提示数据类型无效。无论是哪种方式,剪贴板都不会从图形粘贴为文本(虽然可以从文本粘贴为图形)。

2.图形化

剪贴板不会执行OCR(光学字符识别),然而它会做相反的事情——将文本粘贴为图片。因为多种原因,这样是很有用的,包括当在文档中使用不可编辑的文本时,或者需要一些看起来像是文本却能被当作图形进行操作的内容时。

要粘贴一个文本的“快照”(它也可以顺便包括图形),请选择文档的目标段落并将它复制到剪贴板。然后移动到目标位置,单击粘贴按钮上的下拉箭头并选择“选择性粘贴。选择“图片(Windows图元文件)”或“图片(增强型图元文件)”。有时只有一个有效,而另一个无效,反之亦然。使用有效的及看起来最好的(假设都有效时)那个结果。然而,需要注意的时,图片只限于一个页面。如果文本跨越了多个页面,那么超过一页的内容将会被删除。

3.复制和移动文本而不使用剪贴板

现在假设有一份细心组合了24个项目的剪贴板,里面包含了不想被打乱的有两年价值的月度数据,但仍然有文本、图形或其他需要复制或移动的内容。那么该怎么办?Word2007提供了至少5种不同的方法来复制和移动内容而不使用剪贴板。实际上,如果有一种方法——“图文场”让你开了窍,你就能举一反三了。

1)拖动

第一种方法你可能已经知道了,但却可能没注意到这并不需要剪贴板。选择要复制或拖动的内容(文本、图形,任何内容)。不要按Ctrl+C或Ctrl+X或以其他方式调用“复制”或“剪贴”命令,取而代之的是,要将所选内容移动到别处,只需简单地将它拖动到期望位置。这样剪贴板永远不会知道变化。

要将所选内容复制到别处,则将它拖动到期望位置,但是要在释放鼠标按钮之前按Ctrl键,鼠标指针多出了一个+指示器,表示此动作将会复制而不是移动所选内容。


注意当将文本从Word2007向另一个程序拖动时,Word2007会自动复制文本而不是移动文本。例如,从Word2007向Internet Explorer中“Google搜索”的文本字段区复制短语或名字。这种情况下不需按Ctrl键。

提示:另一个选项是将文本的副本拖动到“桌面”。这样会生成一个“文档片断”。之后它可以被拖动进另一个Word2007文档中或其他应用程序中,格式有时会被保留,这取决于接受程序。例如,如果将一个表格的全部或部分拖动到桌面上,然后再拖动进另一个Word2007文档中,那它看起来会和原文档一模一样(当然,这取决于不同的样式定义)。然而,将Word2007片断拖入“记事本”中是行不通的,而将其他放入“写字板”中通常可行。片断被拖入Excel中会变成嵌入式的Word对象。在依赖于片断之前,要先试验一下,不打无把握的仗。另外,要知道某些反病毒软件会把片断看作是病毒,所以可能会因此不能访问片断。

2)F2因素

另一种方法也许你就不熟悉了。这是一个能追溯到DOS时代Word的“新”技巧。使用鼠标或键盘,选择文本或其他要移动或复制的内容。将所选的内容移动到别处,按F2;复制到别处,按Shift+F2。此时状态栏的左端会提示“移到何处?”或“复制到何处?”。

之后,使用任何选择的方法,将插入点移动到所选内容的目标位置(或是选择要被当前所选内容替换的文本或其他内容)。然后按Enter键。如果选择文本作为新目标位置,那么目标文本会由虚下划线指示,这不同于Word普通的所选内容突出显示。

3)图文场

除了删除与剪切之外,有第三种删除方法叫做“图文场”。“图文场”用于收集所删除的文本,有着古怪但却常常有用的特点。Word2007将每个图文场项目放入它自己的段落,在它消失前的位置处添加段落标记。

Word2007的“图文场”以LIFO(后进先出)的顺序收集所删除内容,即最早的图文场删除内容处于底部,最新的删除内容处于顶部。然而,Word2007的“图文场”不允许一次只移动一部分内容,要么移动全部,要么一个也不移动。

“图文场”实际上是Word2007根据命令创建的一个特殊的“自动图文集”词条。要使用“图文场”,请选择要收集的文本并按Ctrl+F3;这样会删除文本,将其复制到一个名为“图文场”的“自动图文集”词条。如果要复制文本而不是移动文本,则立即按Ctrl+Z。这样会恢复所删除文本,但不会影响已经存在为“图文场”的副本。继续以此方式收集词条。
在准备使用“图文场”的内容时,先移动到目标位置。要插入“图文场”的内容并同时清空它(清空意味着删除图文场“自动图文集”词条),请按Ctrl+Shift+F3。若只是简单地使用“图文场”的内容,请键入spike并按F3,或者将其定位于“生成块”之间。

如前所述,当Office2007关闭时,Office剪贴板的项目2-24会丢失。因为“图文场”是一个“自动图文集”词条,所以会驻留于“生成块”中。只要不使用Ctrl+Shift+F3插入方式,即使关闭Word、重启Windows等等,“图文场”也会始终存在。

提示:如果你还未猜到的话,“图文场”并不是唯一能用于存储文本的驻留于Office会话中的“自动图文集”或“生成块”。此外,也可以使用“自动更改”。当不再需要项目时,就可以删除它。


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时间:2008-04-26 13:12:35,点击:65824


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