Word2007表格基础——文本与表格的相互转换

在Word2007中制表符与表格之间存在对应的关系。尽管用打字机进行文字处理的人所占的比例正迅速缩小，但不少人还在以此为生。他们参与打字课程来学习如何使用制表位与Tab键来生成表格。制表位是打字机上的金属硬件，用来在按Tab键时精确地停止打印机的托架。

Microsoft知道制表符和表格具有相同的本质。因此，Word2007能很容易地将制表位描述的表格转换位真正的表格。最容易的办法就是选中“表格”（虽然它可能看起来像表格，但Word2007并不认可）。在“插入”功能区，单击“表格”-“插入表格”。Word2007会立刻确定需要多少行和列，并把数据放入表格中。结果是最基本的状态，但可以体现这一功能。例如，你通常能获得具有期望的行数和列数的表格，但可能有一列或两列太宽。在这种情况下以至于看不到它右边结束的地方。

可以很容易地解决宽度的问题。在表格的任一处右键单击并选择“自动调整”-“根据内容调整表格”。

注意：还有其他将文字转换成表格的方法，但都要花费更多功夫。例如，可以按数据的多少创建一个表格外壳（一个空表格），选中它，将制表符数据拖入其中。

1.将文字转换成表格

另外，可以利用“将文字转换成表格”对话框来帮助实现。选择要转换的数据，选择“表格”-“文本转换成表格”选项。如图显示了“将文字转换成表格”对话框。

图  “将文字转换成表格”对话框会推测需要创建的行数和列数

这种方法并不生成实时的结果，但它能在转换之前设置“自动调整”方法，还能选择不同的列分隔符，如果Word2007预测的分隔符（通常是制表符）不正确的话。

当上例的快速方法产生了非预期的结果时，对话框还是一个有用的诊断工具，如生成了比预期多或少的列。当得到的表格大小不正确时，按Ctrl+Z，分析数据，作出修改，然后再试。

如果有太多的制表符（有时是因为格式问题搞混的）或者有些行用空格代替制表符来形成表格的“外观”，这将会得到错误的列数。图1提示了显示非打印格式字符（如制表符）的工具。在这种情况下，用户依靠的是制表符表格中内置的制表位而不是设置的自定义制表符。结果，为了对齐比较短的项目（Books、Pens和Pencils），需要两个制表符，其他项目只需一个制表符。这样的结果会使Word2007糊涂，它会假定有三列而不是两列。遇到这种情况，不用考虑对话框，找到并删除多余的制表符，接着再试。不用担心要完全对齐制表符，因为只是将制表符数据转换成表格，表格会帮你对齐。

2.将表格转换为文本

来而不往非礼也。有时将已存的表格转换成文本是有必要或有用的。如果要将数据以不同的格式提供给其他人，可能需要这样做。有些统计程序接受CSV（逗号分隔）数据但不接受Word2007表格。或者，只是觉得操作文本格式的数据更简单，之后再将其转换回表格。不管什么理由，文本就是简单一些。

首先，保存文档（因为容易出错）。接着，选择要转换的表格。这会激活“表格工具”功能区，单击“布局”子功能区，在最右边选择“转换为文本”工具。在“表格转换成文本”对话框，选择所需的水平文字分隔符然后单击“确定”按钮。注意如果表格包括嵌套的表格，“转换嵌套表格”选项将多为可用的。

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时间:2008-05-03 08:40:29,点击:65824