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网络协作,谷歌和OLW各显神通——洒脱的在线办公(五)

对于像我这样经常出差在外的人员来说,协同办公不仅是工作的需要,也能为我们减轻很多负担。今天就遇到很多繁杂的工作,一个人完成太累了,这时我想到了谷歌文档和Office Live Workspace(以下简称OLW)这两个工具,将工作文件通过它们分发下去,大家就可以通过这个办公平台来协同操作了,而且能够看到每个编辑人的姓名。繁杂的工作很快就完成了,这让我感受到了大家协作的力量。

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  • 1 借用谷歌文档实现多人协作

    进入属于自己的谷歌文档文件列表,选择需要共享的文档如《2008年8月份讲稿》,单击菜单栏中的“共享”菜单,在弹出的“共享此文件”对话框中,从“邀请他人”的下面选择被邀请人的权限,分别为“协作者”、“查看者”,其中协作者可以编辑在线文档并邀请更多人员,而查看者可以查看文档,但不能进行编辑,比如选择“以协作者身份”,然后在其下面的电子邮件地址栏中输入被邀请人的电子邮件,如thinkou@126.com,单击“邀请协作者”按钮。

    小提示:如果需要邀请多人协作,只要在邮件地址中输入多个右键点知即可。

    在弹出的“要通知这些人有关此文件的信息吗”对话框中,可以输入关于此共享文件的相关协作信息,最后单击“发送”按钮即可。

    当文档设置为共享后,被邀请大的协作者,只要使用自己的电子邮件地址,如前面的thinkou@126.com登录谷歌文档,就会发现共享的文档已经添加到自己的文件列表中,其中文件名后显示了所有的共享者,直接打开这个文档,就可以进行任意的编辑操作了。

    2.Office协同办公利器——OLW

    如果你不愿放弃Microsoft Office,你可以使用OLW,就可以让你的Microsoft Office协同功能大大增强,并且通过安装插件能够将桌面Office与Workspace紧密连接起来,这样在使用移动办公中,就能够充分提高桌面Office的网络协同能力。

    操作方法:在IE地址栏中输入Office Live Workspace的网址“workspace.office.live.com”,最后输入你的Windows Live ID,然后单击“Sign in”按钮,就可以进入Office Live Workspace了。通过Workspace提供的网络存储空间,可以非常方便地将自己本地文件发送到网络文件夹中,需要上传文件时,单击“Add Documents”按钮,从弹出的命令列表中选择添加一个文件“Single Docunment”或是多个文件“Multiple Docunments”,在弹出的“选择文件”对话框中,选择要上传的文件,如“电气材料.xls”,单击“打开”按钮即可。

    而需要与其他人共享这份文件时,单击“Share”按钮,然后选择是以文件共享(Share Document)还是屏幕共享(Share Screen)方式,比如选择文件共享方式,在弹出的页面的“Editors”输入共享人的电子邮件地址,单击底部“Send”按钮即可。

    在使用Wordspace过程中,大家可能发现它只能够存储文件以及浏览文件,并不能对WordExcel等文件进行编辑,这就需要安装一个插件。单击Wordspace主页面顶部的“Install Office Add-in”按钮,将安装一个插件。这样在桌面的Office工具栏的底部将显示一个“Go to Office Live”工具栏了,这样当修改Wordspace上的文件时,只要单击“Edit”按钮,就可以自动调用桌面的Excel进行编辑了。而通过“Go to Office Live”工具栏的“Save”、“Open”按钮就可以将修改后的文件保存在Wordspace,或者直接打开Wordspace上的文件了。

    试用体验:通过上面的谷歌文档的共享功能,发现协同办公实现起来竟然这么简单,不依靠任何软件,上网即可。Wordspace最大功能是网络存储,可以把它当作Office的一种延伸对于移动办公用户来说是一种不错的协同办公途径。


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    时间:2008-7-14 8:06:23,点击:0打印】【关闭

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