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异地文档处理 借力“谷歌文档”

接到学校领导的通知,要与另外两个同事于三天后参加“最佳教师团队”评选活动。我们三个人家离得比较远,不方便坐在一起制作教案。教案中有一个表格,将每个人需要独立完成的工作以及大伙在一起完成的工作明确分类。因此,需要处理平台能够支持表格的操作功能,还好,谷歌在线办公平台帮了我们的大忙。

准备工作

明确了需求后,那就可以着手准备了。首先,每个人都需要有一个谷歌帐户,如果还没有,在浏览器中打开注册页面:https//www.google.com/accounts/,点击“现在就创建一个帐户”链接来创建一个谷歌帐户。

接下来,使用谷歌帐户登录到Google文档http://docs.google.com/,第一次使用可能会遇到界面为英文的情况,为了方便后面的操作,点击“Settings”项,然后将“Language”设置为“中文(简体)”,最后点击“Save”保存设置即可。

多人异地协同编辑同一篇文档

都有谷歌帐户后就可以开始协作处理教案了。三个人都登录到谷歌文件系统,然后由其中一个人在谷歌文件中创建这篇文档,再将它设置为共享,共享给另外两个人,这样,三个人就可以开始协同编辑这篇文档了。

第一步:在谷歌文件中点击“新建-在线文档”,输入文档标题后再点击“保存”按钮即可。

第二步:点击页面右下角的“共享-与他人分享”,在“邀请他人”中选择“作为协作者”,再输入每个参与协作办公的谷歌帐户,最后点击“邀请协作者”,在打开的小页面框中还可以输入给被邀请者的留言信息,点击“发送”即可。这样操作后,这篇文档就共享给指定的用户了。

但进行了共享设置后,被邀请的参与者只要在谷歌文件页面中刷新一下,在文档列表中将会看到这篇共享的文档。每个人都可以打开这篇文档进行编辑。而在表格处理时,也很简单。点击“表格”,选择“插入表格”项,在打开的面板中设置好表格的行数、列数、宽度等参数即可轻松地插入一个表格了。

表格插入后,就可以直接将内容输入到每个单元格中,同时还可以通过“表格”菜单来进行更多的设定、编辑等操作。

在编辑整个文档过程中,操作方法与Word一样,都可以通过相应的菜单命令来进行操作。

小提示:在编辑过程中别忘了按下“Ctrl+S”组合键保存编辑的文档,防止因掉电、浏览器故障等意外因素导致编辑成功付之一炬。

由于是多人协同编辑文档,可能在同一时间每个人都进行了不同的编辑,但刷新后,每个人看到的文档都是最新的,假如要查看每个人编辑时的版本,如何操作呢?只要点击菜单“文件-修订版本历史记录”项,稍后便能看到各个编辑的版本了。

点击相应的选项即可查看这些版本。此外,还可以通过“比较选中的项目”来查看两个版本所做的修改部分。

其实,在谷歌文档这个平台下,但文档设置成共享后,每个人对文档的编辑就如同平时使用Word编辑文档的感觉,你既不同苦恼别人会删除自己编辑的内容,也不用担心自己添加的内容会影响到另外一个协作者,每次修改都有一个历史版本与其对应,而每个时刻文档都是最新的,大家编辑的内容都体现在这里面。这种协同办公方案,只要参加的每个人都能上网即可,无须安装软件,非常方便。


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时间:2008-9-22 9:20:20,点击:0打印】【关闭

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