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利用Excel函数实现分栏打印


例:单科效果表、调资清单、施工员年检名单、产品代码表等等。以施工员年检名单来说就只有序号、姓名和证号3列。直接打印时由于3列表格远小于纸张宽度会出现大量空白,平时偶尔需要打印一些列数特少的表格。不只难看也很浪费纸张。因此很有必要把表格分栏排满页面再打印,不过Excel并没有分栏功能,要如何实现分栏打印呢?其实在Excel2007中用函数就可以轻松实现表格的分栏打印。

1.格式设置

并把它重命名为“分栏”分栏”工作表中按Ctrl+A 键全选并按Delet键删除数据,用Excel2007打开需要分栏的年检名单”工作表。按住Ctrl键拖动“年检名单”工作表标签复制出一张“年检名单(2工作表。以得到一张边框、行高、列宽、字体均与原表相同的空表。

然后选中A1:D1复制,按所需分栏间距调整第4列宽度。再选中第1行右击选择 选择性粘贴”选择性粘贴”窗口中选中“列宽”确定把表格A1:D1列宽设置复制到所有列。

2.输入公式

B2C3也输入同样公式,A1输入公式=IFA2=年检名单!$A 1A2非空时显示“年检名单”工作表的标题A1否则为空。不过要把公式中的$A $1分别改成$B$1$C$1以引用相应标题。

A2输入公式=IFINDIRECT年检名单!A &ROW+INTCOLUMN/4*COUNT$D:$D=INDIRECT年检名单!A &ROW+INTCOLUMN/4*COUNT$D:$DB2C2也输入同样的公式并把公式中的A全改成BC以引用相应列的内容。

并设置字体颜色为白色以让1消失。选中A2:D2向下拖动填充柄复制到C20单元格,D2输入1作为计算行数的依据。即可显示首栏的19行数据。最后选中A1:D20复制,再选中1:20行进行粘贴即可生成所有分栏表格(图2

再用IF判断当引用的单元格为空时显示为空。COUNT$D:$D自动统计每页行数,公式中ROW+INTCOLUMN/4*COUNT$D:$D计算出当前单元格数据在原表中的行号。由INDIRECT函数按行、列号引用单元格。/4为原表格的列数3+1列分隔用的空列。

3.隐藏空表

但表格线还是还得设置条件格式让空表格自动隐藏。选中1:20行,上面的引用公式让超出原表总记录数的分栏表格不显示数据。单击“开始”选项卡的条件格式”选择“突出显示单元格规则/其他规则”

设置单元格格式”窗口的边框”选项卡下单击“无”设置为无边框,新建格式规则”窗口的单元格值”下拉列表中选择“空值”单击“格式”按钮。确定后没有数据的区域就不会显示边框了

4.最后调整

让第1页中打印的最后一列正好是用于分栏的空列(图4这样才干确保各页的分栏数一致。切换到视图”选项卡单击“页面布局”即可看到每页的分栏情况。直接拖动水平标尺中的左、右边距。

直接调整第4列宽度,若想调整分栏间距。再复制A1:D1按宽度“选择性粘贴”第1行即可,当然也得重新再调整左、右边距以确保分栏数一致。若想在每页表格上添加一个总标题的话,现在可以单击页面上侧的页眉区,直接在页眉中添加标题。

从图中可以看出其实还可以再增加两行。直接在2:20行间随便选中两行(17:18行)右击选择复制,现在看一下每页打印的行数是否适当。再右击选择“插入复制的单元格”即可增加2行表格。反过来,如果行数过多超出页面,则只要直接在2:20行中任选几行右击选择“删除”即可减少行数。

但由于有公式在还是会打印出空白页。因此打印时得选中全部有数据的列,现在可以开始打印了虽然空分栏表不会显示。单击“Office按钮选择“打印”打印窗口选中“选定区域”再打印才不会打印空白页。或者直接指定打印页码范围也行。以后在年检名单工作表中填写修改数据后,打开“分栏”工作表即可直接进行分栏打印,无需再做修改。

即可分栏打印。也不一定要3列,将文档保管成模板还可用于对其他表格进行分栏打印。只要把表格连标题带数据一起复制粘贴到年检名单工作表的A1单元格。少于3列的表格略做调整同样可以分栏。以2列表格来说,只要在分栏”工作表中右击第3列列标选择“隐藏”再复制A1:D1按宽度“选择性粘贴”第1行,然后适当调整左、右边距即可实现2列表格的分栏。

再按需隐藏多余列会比较方便。此外,当然超越3列的表格就得修改公式中的列数了因此想做成模板最好一开始就按最多列的表格设置。若粘贴的表格有两行标题,只要在分栏工作表中选中第1行复制,再“插入复制的单元格”增加标题行。然后在A1:C2标题行中按原表合并、设置格式后选中A1:D2复制粘贴到1:2行即可。

这个技巧适合打印列数比较少的Excel表格,文介绍如何利用Excel函数实现分栏打印。防止出现大量空白。


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时间:2010-10-31 16:21:44,点击:0打印】【关闭

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