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Excel2007制作学校成绩通知书详细教程

  每到期末,教员都需要给每个学生家长发放一份通知书,此中包含学天生绩、考语等内容,之前大年夜家经常是采取手工填写或打印,必必要繁琐地对学天生绩进行排名、输入,工作量很是大年夜。实际上操纵Excel的一些函数和功能,便可以对学天生绩进行排名,并可以实现批量打印通知书,下面就以某黉舍的期末通知书打印为例,先容Excel软件中的具体实现编制。

  清算成绩和考语表

  凡是一份标准的家长通知书,一般都需要包含学天生绩和教员的考语,是以在打印通知书之前,必须将这些资料清算好,启动Excel2007,新建一个工作簿,将其定名,比如“2009年度通知书打印”,在此中新建一个工作表,将其定名为“学天生绩明细”,在此表中将各个学生的成绩复制过来,由于还需要对学天生绩进行合计、排名,是以在“总分”下面的I2单位格中输入求总分公式“=SUM(B2:H2)”,在“排名”下面的J2单位格中输入公式“=“第”&RANK(I2,$I$2:$I$71)&“名””,然后将这两个公式复制到对应的下面单位格区域中,便可以求出所有学生的总分和在本班级中的排名了(图1)。

Excel2007建造黉舍成绩通知书具体教程

  别的由于通知书中还需要添加教员的考语,是以新建一个工作表,将其定名为“教员考语”,在此表的A列中将学天生绩明细中的学生名单复制过来,然后在B列中输入教员对每个学生的考语(图2)。

Excel2007建造黉舍成绩通知书具体教程

  设计通知书打印模板

  固然每个黉舍的家长通知书格式可能不完全不异,可是大年夜体上是差未几的,新建一个工作表,将其定名为“批量打印通知书”,然后在此表的A2:K24单位格区域中,按照本身黉舍的要求,输入家长通知书的需要内容,如题目、开首语、成绩表格、考语表格和家长填适定见的位置(图3)。

Excel2007建造黉舍成绩通知书具体教程

  由于要实现批量打印,必须在此通知书模板中添加一个通知书序号选择单位格,如许就可以够经过过程这个单位格中的分歧序号,显示分歧的家长通知书,在L3单位格中输入“请输入序号”,然后肯定M3单位格为通知书序号选项单位格。同时为了将前面学天生绩明细中每个学生的数据主动援引过来,在通知书中学天生绩明细表“学生姓名”下面的A12中输入公式“=OFFSET(学天生绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&“””,在第一门课“语文”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12,学天生绩明细!$A$2:$K$60,2,0)”,在第2门课“数学”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12,学天生绩明细!$A$2:$K$60,3,0)”,并顺次类推,然后在存放教员考语的A14中输入公式“=VLOOKUP($A$12,教员考语!$A$2:$B$71,2,0)”。如许当在M3单位格中输入1时,就会在通知书模板中显示第一个学生的家长通知书,而输入2时,则显示第二个学生的家长通知书。

  需要重视的是,此处利用了OFFSET、VLOOKUP等函数,其感化为按照M3单位格中的数值,主动援引学天生绩明细对应的学生姓名,并且在成绩表和考语中主动援引响应学生的成绩和考语资料,而公式“OFFSET(学天生绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&“””中的$M$3*1则是针对分歧数据之间相隔行数而定的,若是相隔2行,则将其点窜成$M$3*2便可。

  高效力批量打印通知书

  在前面通知书模板设计的根本上,便可以操纵控件进行批量打印通知书的工作了,在N2、N3中别离输入开端序号、结束序号,以厥后的O2、O3单位格作为批量打印通知书的肇端序号,接着单击“开辟东西”菜单,单击“控件”功能区中的“插入”选项,在弹出的控件列表中,选择“ActiveX控件”中的号令按钮,将其拖动到M3单位格的下面。

  接着右击此按钮控件,在弹出的右键快捷菜单中,选择“属性”号令,在随之弹出的“属性”对话框中,将此按钮控件的“Caption”属性,即按钮题目点窜成“批量打印通知书”。然后还是右击此按钮控件,选择“查看代码”号令,在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印号令:

  Private Sub CommandButton1_Click()
  For i = Range(“o2”) To Range(“o3”)
  Range(“m3”) = i
  ActiveSheet.PrintOut
  Next
  End Sub

  输入终了后,封闭此VBA编辑框,单击“控件”功能区中的“设计模式”选项,以退出设计模式,然后选择通知书的打印区域,最后在O2、O3单位格中输入需要批量打印家长通知书的肇端序号,如1~50,最后单击“批量打印通知书”按钮,便可以立即打印出所需要的50论理学生通知书了。

  以上的批量打印是仅仅针对通知书打印而言的,实际上操纵以上编制,略微点窜下,还可以利用到其他一些批量打印工作中,如打印标签、付款通知单、成绩单等等,经过过程这个别例可以或许大年夜大年夜进步工作效力,削减呈现工作误差的概率。


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