巧用WPS表格工具实现数据转换

　　 凡是环境下，人事部分要求新入职的员工填写员工资料表，以便于体味新员工的根基资料。这些表格凡是都与图 1所示的表格类似，但人事办理员希望将此类表格内容添加到数据库中经常是一件很是烦琐的工作。

图1 员工资料卡

　　今朝WPS文字中为用户供给了表格与文字彼此转换的东西，用户借助该东西可以比较便利地达到目标。

　　数据要求

　　当人事部分收到员工填写的资料卡后，人事办理员只需要将文档进行简单地清算，再操纵表格东西进行转换，便可获得下面的数据表成果，如图 2所示。 

图2 数据表转换成果

　　转换编制及步调
　　步调1　起首启动WPS文字，将多个资料卡归并成一个WPS文档，并将除表一以外各表的主题目－－“员工资料卡”删除，如图 3所示。
 

图3 多个员工资料归并后成果

　　步调2　数据初步转换：全选数据表，选择“表格｜转换｜表格转换成文本”菜单项，在弹出的对话框当选择“段落标识表记标帜”选项，点击“肯定”按钮，如图 4所示。

图4 表格转换文本对话框设置

　　步调3　从头分隔数据：保持文字选定的状况下，再选择“表格｜转换｜文本转换成表格”菜单项，在弹出的对话框中设置转换列数为：2列，文字分隔位置选择“段落标识表记标帜”选项，点击“肯定”按钮。如图 5所示。

图5 文字转换表格对话框设置

　　该操纵的目标是将字段名与数据分隔开，以便于后续措置。成果如图 6所示。

图6 分两列显示的数据成果

　　步调4　提取“字段数据”：复制上表第1列中的“姓名”到“身份证号号码”10个单位格数据，并在题目“员工资料卡”插入空行掉队行粘贴。
　　步调5　删除多余的“字段数据”：利用鼠标选择上表中的第1列，再利用键删除该列，获得单列表头和所有明细数据列表，成果如图 7所示。 

图7 仅保存一组字段的数据表

　　步调6　从头转换数据：再次选择“表格｜转换｜表格转换成文本”菜单项，将数据从头按“段落标识表记标帜”分隔，以便于最后成果的转换；
　　步调7　完成数据转换：保持选定的状况下，最后选择“表格｜转换｜文本转换成表格”菜单项，在弹出的对话框中设置转换列数为：10列（此数值按照用户实际的字段数而定），文字分隔位置选择“段落标识表记标帜”选项，点击“肯定”按钮。

 

图8 数据最后转换利用的对话框　　

　　到此为止，所有转换终了，转换成果如图 9所示，用户只需要将表格式从头调剂后，便可获得如图 9的结果。
 

图9 转换终了后终究成果

　　操纵技能
　　1、对全表的转换，用户可以将光标置于表格中，系统可主动选择全表数据进行转换。
　　2、若是用户需要删除单位格内容，可利用键；若是需要删除表格（包含行或列），可利用键来进行操纵。
　　小结
　　1、用户利用“表格转换东西”，可以进行表格和文本的彼此转换。
　　2、在文本转换表格时，用户可以经过过程“列数”的自定义，来节制转换后的表格的布局。
　　3、本技能首要操纵字段与数据的逐一对应关系，有目标地提取出字段名和明细数据，再经过过程“表格与文本彼此转换”达到终究目标。

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时间:2012-04-05 16:25:46,点击:65824