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用Excel2003扮靓新年工作计划

春节之后新年的工作开始了,这时需要制作一些给领导审阅的工作计划Excel 报表,如果编辑的报表格式杂乱、外观简陋,就如同一只丑小鸭,既影响阅读的心情又无法会让人抓住重点。
丑小鸭变天鹅不是梦,只要简单几步就可以让Excel 报表靓起来,一份风格清爽、一目了然的报表是最吸引人、最流行的。下面就以某公司2007 年年度销售计划明细表为例,介绍美化Excel 报表的制作方法。
淡妆表格以怡人
美化表格,清爽是永恒的旋律。有的人喜欢给不同的数据区域添加不同的填充色,以为这样打扮更靓丽、更方便阅读。其实这是不对的,颜色多了会让人眼花缭乱,一般两种颜色就可以了。如果颜色搭配不对,也会破坏表格的美感,一般稳重的蓝色用得较多。此外,数据区域最好不要填充激情的红色,避免给人浮躁的感觉。
新建一个表格,设计好格式和输入数据(图1 ),然后选择整个数据表格区域,单击工具栏上的“ 边框” 按钮,在弹出的边框样式列表中选择“ 所有框线” 选项,边框就添加好了。

图1
为了将表格中的数据区域与列名以及底部的合计栏加以区别,可以给这两个区域添加填充色。按住Ctrl 键,同时选中这两个单元区域,单击工具栏上的“ 填充颜色” 按钮,从弹出的颜色列表中选择灰色。由于表格中内容较多,为了防止领导看错行,可以将每个季度的最后一个月填充成一种颜色,从而将它们与其他数据区别开来。选中表格中的数据区域A6:F17 ,执行“ 格式→ 条件格式” 命令,在弹出的“ 条件格式” 对话框中,从“ 条件1 ” 列表框中选择“ 公式” 选项,在右侧的输入框中输入公式“ =MOD(ROW()+1,3)=0 ” (图2 )。

图2
小提示:MOD 函数的作用是返回两数相除的余数,结果的正负号与除数相同,ROW 函数表示引用的行号,而公式“ MOD(ROW()+1,3)=0 ” 表示每间隔两行应用条件格式所设置效果,但是第一行除外。
接着单击“ 格式” 按钮,在随后弹出的“ 单元格格式” 对话框中,选择“ 图案” 选项,从其中选择蓝色,确定即可。然后设置好行、列距以及字体格式等,输入制表、复核人的名称,清爽的表格就做好了。浓妆图表也相宜
很多Excel 报表只有表格没有图,而大多数的Excel 报表是可以添加图的。制作直方图、饼图或曲线图等等,用色都有一个共同的特点即色彩丰富,让人一目了然,读起来就快多了。一般最醒目的地方,都用充满活力的红色。
1. 调整大小比例
直接使用Excel 图表向导制作出来的图表,图表面积太小,图表中的绘图区域也与整个图表比例显得不协调,因此必须调整两者大小。单击图表或者绘图区,在其边框上就会出现8 个控制点,然后拖动这些控制点调整大小。由于图表的默认字体大小一般为黑色12 号宋体字,而且图表是采用插入图片的方式添加到工作表中的,因此当图表调大时,图表中相关数据系列文字也会同比例增大,往往会占据不少空间,这时候可以单击这些文字,将字体设置为黑色8 号宋体字即可。
2. 添加标题及显示比例
从快捷菜单中选择“ 图表选项” 命令,选择其中的“ 标题” 选项卡,在弹出的对话框中输入图表标题,如“ 2007 年度各月计划销售量;同时为了显示各月计划销售量和在总量中所占的比例,单击“ 数据标志” 选项,将其中“ 数据标签包括” 下面的“ 百分比” 选项选中,然后单击“ 确定” 按钮(图3 )。

图3
小提示:默认情况下,系列名一般在存放图表的最右侧,如果图表的数据系列名过长、过多,就会占据太多的图表空间,这时候可以将系列名放在图表的底部,右键点击系列名,从弹出的快捷菜单中选择“ 图例格式” 命令,选择“ 位置” 选项卡,然后选择其中的“ 底部” 选项即可。3. 套上精致背景
如果一份图表背景为白色,就会使整个图表显得呆板,没有“ 生气” ,而恰如其分地添加背景,则会让枯燥地图表活灵活现。修改图表背景时,右击图表,从快捷菜单中选择“ 图表区格式” 命令,在弹出对话框中的“ 图案” 选项卡中,将图表“ 边框” 设置为“ 无” ,选中“ 圆角” 选项,单击“ 填充效果” 按钮。
在随后弹出的“ 填充效果” 对话框中,选中“ 预设” 选项,然后从“ 预设颜色” 列表框中选择一种颜色方案,如雨后初晴,依次单击“ 确定” 按钮,精致的图表就做好了(图4 )。

图4

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时间:2008-01-15 18:31:46,点击:0


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