Word2007文档里面如何批量搞定表格数据的汇总工作

　　本文先容若何奇妙操纵Word的替换和转换的组合利用，高效完成职员挂号表、产品参数表等含有大年夜量不异格式表格并需要快速汇总表格数据的工作。

　　比来接到的一项汇集公司所有手艺职员资料的工作就有如许的要求。事前需要把用Word建造好的手艺职员挂号表文件分发给大年夜家，请大年夜家别离填写好后再汇总给我。我则需要把收受领受的上百张表格文档归并汇总成手艺职员资料汇总表。该若何把这么多不异格式的Word表格按每个表格一行记录的编制汇总天生汇总表呢？下面就以汇总手艺职员挂号表为例先容一下在Word2007中的操纵编制。



　　堆积表格文件

　　收受领受的手艺职员挂号表都是一个文件一张表的环境，也就是说上百人就得有上百个表格文档。我们得先把所有表格堆积到同一文件中才好汇总，这可以经过过程Word的插入文件功能实现。

　　先把所有表格文件集中保存在同一文件夹中，例：D:\手艺职员。打开Word2007新建一个文档，切换到“插入”选项卡，单击“文字”区域的“对象”选择“文件中的文字”。在“插入文件”窗口中打开“D:\手艺职员”文件夹，按Ctrl+A键选中所有的手艺职员挂号表文件，单击“插入”按钮，便可把所有文件中的表格都堆积到当前文档中(图1)。



　　消弭分段

　　由于后面的汇总操纵需要以段落标识表记标帜来辨别各单位格数据，是以需要先经过过程替换消弭表格表里的所有分段，以避免在后面操纵中呈现误差。

　　切换到“开端”选项卡，单击“编辑”区域的“替换”打开“查找和替换”窗口。把光标定位到“查找内容”输入框中，单击“更多”按钮展开高级选项，再单击“特别字符”按钮选择“段落标识表记标帜”输入查找内容^p。替换为则输入@@，单击“全数替换”按钮，把所有段落标识表记标帜替换成@@。此刻文档中的所有分段已消掉。

　　在此，只替换成@@而不删除是为了在进行汇总今后还可以经过过程替换恢复单位格中的分段。别的，替换用的@@也能够换成其他文字内容，但要确保这文字在所有表格中都不会呈现，如许后面恢复分段时才不会出错。

　　转换成文本

　　Word2007固然有供给表格转文本功能，但它一次只能对一个表格进行转换。像如许需要把上百张表格全数转换成文本，直接用表格转文本非累死不成。解决的编制实在很简单，只要先把所有表格和文字转换成一个嵌套表格，便可以一路转换成文本了。

　　先按Ctrl+A键全选所有文字和表格，单击“插入”选项卡的“表格”选择“文本转换成表格”。在“将文本转换成表格”窗口中“文字分隔位置”下选中“段落标识表记标帜”单选项，肯定完成转换。顿时切换到“表格选项”的“布局”选项卡，单击“数据”区域的“转换为文本”，在“将表格转换成文本”窗口当选中“段落标识表记标帜”单选项和“转换嵌套表格”复选项，肯定完成转换。此刻可以看到表格中每单位格的数据都独占了一行，空单位格也会占一行，还有表非分出格的内容也独占了一行(图2)。由于各单位格数据的对齐编制分歧，转换后文本有的在中间有的在左边，这不影响后面操纵。



　　天生汇总表格

　　汇总操纵需要很大年夜的页面宽度来显示，是以得先单击“页面布局”选项卡下的“纸张大年夜小”选择“其他页面大年夜小”，在“页面设置”窗口中设置宽度为最大年夜值55.87厘米。若提示超出打印区域时请单击“忽视”按钮。

　　此刻按Ctrl+A键全选所有文本，单击“插入”选项卡的“表格”选择“文本转换成表格”。在“将文本转换成表格”窗口中输入列数为23、主动调剂操纵选择“按照内容调剂表格”、文字分隔位置选择“段落标识表记标帜”，肯定完成转换。此刻已可以看到每张表格的数据独占一行的数据汇总表了。

　　接下来只要去除无关列再清算一下就好了。先单击把输入光标定位到第1列中，单击“表格东西”“布局”选项卡中的“删除列”删除第1列。反复这一步把汇总表中不需要的2、4、6、8等列逐一删除，并从头调剂表格列宽和对齐编制。接着单击“开端”选项卡的“替换”，查找@@替换成^p，以恢复单位格中的原有分段。然后选中第一行右击选择“插入行”在最前面插入一个空行，并在此中输入题目文字。在第1个单位格题今朝回车可以在表格上插入空行，并输入表格总题目。最后从头设置好纸张尺寸(图3)，再把当前文件保存为“手艺职员汇总表.DOCX”就大年夜功成功了。



　　注：转换时设置的列数23是按照转换成文本后单张表格全数数据所占的段落数来的。你可在转换成汇总表操纵前先选中第一张表格的全数文本(包含总题目)，单击一下Word窗口下状况栏左边的“字数”，在“字数统计”窗口中便可看到选中内容的段落数。

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时间:2012-12-28 16:37:42,点击:65824