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『Word2007技巧』将信封连接到地址列表

若要将信息归并到信封中,您必须将信封连接到地址列表(也称为数据源或数据文件)。若是还没稀有据文件,则可在邮件归并过程中成立一个数据文件。

选择数据文件
在“邮件”选项卡上的“开端邮件归并”组中,单击“选择收件人”。


请履行以下操纵之一:
若是要利用 Microsoft Office Outlook 中的联系人列表,请单击“从 Outlook 联系人当选择”。
关于利用 Microsoft Office Outlook 联系人列表的提示

连接到 Outlook 联系人文件夹凡是是一个简单的过程,但有时可能会碰到题目。以下是可能碰到的常见题目的解决方案:

找不到要连接的 Outlook 联系人文件夹。
呈现有关邮件客户法式和邮件表的弊端消息。
没法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。
希望利用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹,可是没法连接到 Outlook Express 通讯簿。


找不到 Outlook 联系人文件夹
您可能需要在 Microsoft Office Outlook 中打开“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性,或可能需要更改您的 Outlook 用户建设文件。

选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性
在 Microsoft Office Outlook 中,在“转到”菜单上,单击“联系人”。
右键单击“联系人”文件夹,该文件夹包含邮件归并中要利用的信息,然后在快捷菜单中单击“属性”。
 
在“Outlook 通讯簿”选项卡上,确保选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复选框,然后单击“肯定”。
返回到 Outlook 提示
更改 Outlook 用户建设文件
Microsoft Office Outlook 用户建设文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。凡是您只需要一个建设文件,但若是您与其他人共享计较机或为了分歧目标而利用分歧的通讯簿,可以设置多个建设文件。 开端邮件归并时,若是利用的建设文件不包含要利用的联系人文件夹,则该文件夹将不成用。

要切换到其他用户建设文件,只需从头启动 Outlook。在提示您指定建设文件时,请选择包含要在邮件归并中利用的“联系人”文件夹的建设文件。

若是没有呈现建设文件的提示,而您知道有多个建设文件,可能您希望对 Outlook 进行设置,使其会给出提示。此处申明若何操纵:

退出 Outlook。
在“节制面板”中切换到“经典视图”,然后单击“邮件”。
单击“显示建设文件”。
要在每次启动 Outlook 时见到选择建设文件的提示,单击“提示要利用的建设文件”,然后单击“肯定”。

返回到 Outlook 提示
呈现有关邮件客户法式和邮件表的弊端消息
若是在 Word 中进行邮件归并期间测验测验连接到“联系人”文件夹,而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默许电子邮件法式,则会呈现以下消息:

“没有默许的邮件客户法式,或当前的邮件客户法式没法满足消息措置要求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默许的邮件客户法式。”

要避免在邮件归并过程中呈现这条消息,请履行以下操纵:

退出 Word。
在 Internet Explorer 的“东西”菜单中,单击“Internet 选项”,然后单击“法式”选项卡。
在“电子邮件”下,单击“Microsoft Office Outlook”,然后单击“肯定”。
再次启动 Word,打开邮件归并文档,然后连接到 Outlook 联系人文件夹。


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没法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹
若是在 Word 中进行邮件归并,并且测验测验连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹,则会呈现以下消息:

“由于对话框或数据库引擎掉败,没法完成该操纵。请稍后再试。”

若是稍后再试,会获得一样的消息。

若是要在邮件归并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件利用,必须在 Microsoft Office Outlook 中开端邮件归并。

返回到 Outlook 提示
希望利用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹
您没法在邮件归并期间直接连接到此类通讯簿。只能将 Outlook Express 通讯簿导出为 .csv 文本文件,然后连接到这类格式的通讯簿。

导出 Outlook Express 通讯簿
启动 Outlook Express。
在“文件”菜单上,指向“导出”,然后单击“通讯簿”。
在“通讯簿导出东西”对话框中,单击“文本文件(以逗号分隔)”,然后单击“导出”。
在“将导出文件另存为”框中,为导出的文件键入一个文件名,然后单击“浏览”。
在“另存为”对话框中,在“保存位置”列表当选择文件的保存位置,然后单击“保存”。将数据文件保存在“我的文档”文件夹的“我的数据源”文件夹中是很便利的。Word 在邮件归并期间浏览数据文件时,起首会在该位置中搜刮这些文件。
单击“下一步”。选中要导出的域旁边的复选框,然后单击“完成”。
 注释   在决定导出哪些域时,请考虑要用邮件归并成立的套用信函、电子邮件或标签。例如,若是您决不会在归并的文档中包含昵称或小我网站,则不要导出这些域。

若是呈现导出过程已完成的消息,请单击“肯定”。
要封闭“通讯簿导出东西”对话框,请单击“封闭”,然撤退撤退出 Outlook Express。
当回到 Word 履行邮件归并,并进行到连接数据文件的步调时,请单击“利用现有列表”选项,并经过过程浏览找到刚才导出的 .csv 文件。在文件打开之前,可能会要求您选择利用甚么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”,然后单击“肯定”。


返回到 Outlook 提示
若是已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件,请单击“利用现有列表”,然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。
对 Office Excel,可以从工作簿内的任何工作表或定名区域当选择数据。对 Office Access,可以从数据库中定义的任何表或查询 (查询:在数据源中查找所有合适指定条件的记录的编制。查询可以包含操纵符、问号、通配符和括号,以缩小搜刮范围。)当选择数据。对其他类型的数据文件,请在“选择数据源”对话框当选择文件。若是列表中未列出所需文件,请在“文件类型”框当选择恰当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件归并中,可利用以下类型的数据文件:

来自基于文件的单层数据库法式的文件,这些数据库法式已安装了 OLE DB (OLE DB:一种实现高效收集、并经过过程 internet 拜候许大都据源类型的组件数据库架构,这些数据源包含:关系数据、邮件文件、平面文件和电子表格。) 供给法式或 ODBC (开放式数据库连接 (ODBC):在数据库和法式间共享数据的标准编制。ODBC 驱动法式利用标准布局化查询说话 (SQL) 获得外部数据的拜候权限。) 驱动法式(2007 Microsoft Office System 附带了很多这类数据库法式)。
包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名,其他行必须包含数据。
电子通讯簿:
Microsoft Office Outlook 通讯簿
Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表
用 MAPI (MAPI:Microsoft 接口规范,许可分歧的邮件措置和工作组利用法式(如电子邮件、语音邮件和传真)经过过程单个客户法式利用。) 兼容的邮件系统(如 Microsoft Office Outlook)成立的任何近似地址列表。
Microsoft Office Word 文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含题目,其他行必须包含要归并的记录。还可利用域名源 (题目源:包含题目行(或题目记录)的文档,该题目行与指定用于邮件归并主文档的数据源共同利用。)作为数据源。
任何包含由制表符或逗号分隔的数据域 (数据字段:分类信息,一个数据字段对应于数据源中的一列信息。每个数据字段的名称在数据源的第一行(题目行)中列出。例如,“邮编”和“姓氏”都是数据字段名称。)和由段落标识表记标帜分隔的数据记录 (数据记录:对应于数据源中一行信息的一组完全的相干信息。例如,客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录。)的文本文件。
关于在 Office Excel 中设置数据格式的提示

若是数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的 Office Excel 工作表,则可利用动态数据互换 (DDE) 从 Word 连接 Excel 工作表来保存数据的数值格式。例如,您可确保数据文件中的 5 位邮政编码 07865 不显示为数字 7865(无前导零)。

连接工作表之前,请在 Word 中履行以下操纵:

单击“Microsoft Office 按钮”,然后单击“Word 选项”。
单击“高级”。
转动到“常规”部分,然后选中“打开时确认文件格式转换”复选框。
单击“肯定”。
当邮件归并主文档打开后,在“邮件”选项卡的“开端邮件归并”组,单击“选择收件人”,然后单击“利用现有列表”。
在“选择数据源”对话框中找到 Excel 工作表,然后双击该工作表。
在“确认数据源”对话框中,单击“MS Excel 工作表经过过程 DDE (*.xls)”,然后单击“肯定”。
 注释   若是看不到“MS Excel 工作表经过过程 DDE (*.xls)”,则选中“全数显示”复选框。

在“Microsoft Office Excel”对话框中,对“请指定定名单位格或单位格区域”,选择包含要归并的信息的单位格区域或工作表,然后单击“肯定”。
 注释   若要避免每次打开数据文件时都呈现提示,可以在连接工作表以后断根“打开时确认转换”复选框。
若是还没稀有据文件,请单击“键入新列表”,然后利用打开的表格成立列表。该列表将被保存为可以反复利用的数据库 (.mdb) 文件。
 注释   若是您安装了 2007 Microsoft Office System(而不是仅安装了 Office Word 2007),还可利用 Microsoft Query 构建查询 (查询:在数据源中查找所有合适指定条件的记录的编制。查询可以包含操纵符、问号、通配符和括号,以缩小搜刮范围。)并从外部数据源 (外部数据源:包含用户要拜候的数据的数据源。例如,Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 数据库。)检索所需的数据。


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时间:2012-05-26 08:47:31,点击:65824


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